[AG du Dimanche 03 Juillet] Ordre du jour

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[AG du Dimanche 03 Juillet] Ordre du jour

Message par Marmotte le Dim 15 Mai - 22:30

Bonjour à tous,

Conformément aux articles 10 du RI et des statuts, une assemblée générale sera organisée en fin d'année.

J'invite les membres de l'association souhaitant ajouter un point particulier à ajouter à l'ordre du jour à s'exprimer dans le sujet courant.

Voici à titre d'exemple un premier ordre du jour, amené à être mis à jour au fur et à mesure de vos suggestions :

Introduction : signature des participants & lecture de l'OdJ. (5-10min)

1/6 - Rapport d'activité (30min)
-> Prise de parole Président & du Bureau.
- Rapport d'activité de l'année 2016
- Rapport d'orientation de l'association pour 2016-17

2/6 -  Budget (45min)
-> Prise de parole du Trésorier & Bureau
- L'adoption du rapport financier 2016
- Vote des orientations budgétaires 2016-17

3/6 - Débats & Questions Ouvertes (30 min)
Tour de table et prise de parole pour les membre présents qui souhaitent faire part de leurs point de vue.
- Ouverture en semaine (soirée)
- Inventaire Matériel assoc' / Matériel en Prêt.
- Discussion Tournoi Mordheim
- Le forum : Topic public et sécurité des comptes.
- Le forum : Utilisation d'un (ou de plusieurs) ADMIN(s) indépendants du Bureau Ad.

4/6 - Vote des décisions pour l'année 2016-17 (20 min)
-> Ouverture des Procurations & ajout à l'urne
1- Passage du montant de la cotisation à 30€ - OUI / / NON
2- Remerciement Nathan & Passage en membre d'honneur pour l'année 2016-17 - OUI / / NON
3- Validation du Tournoi Mordheim + Budget (à définir lors de l'AG) - OUI / / NON
4- ADMINS indépendants du Bureau - OUI / / NON

-> Dépouillement

5/6 - Election du Bureau (20 min)
-> Ouverture des Procurations & ajout à l'urne.
-> Élections à bulletin secret des 5 membres du Bureau à savoir :

Bureau Sortant
1- M. ROBERT Sebastien (President sortant)
2- M. MASSE Thierry (Vice-President sortant)
3- M. ROUAUX Matthieu (Responsable Événementiel sortant)

Se présentent au Bureau pour 2016-17
4- M. FISHER Christophe
5- Mlle TATON Aurelie
6- M. COUVAL Mathieu

-> Dépouillement

5/6 - Election du Président & mise en place du nouveau Bureau (20 min)
-> Présentation des candidats au poste de Président
Election à main levée du Président si nécessaire

-> Mise en place du nouveau bureau Associatif.

Extrait du règlement intérieur:


Article 10 – Assemblées générales & Extraordinaires – Modalités applicables aux votes
L'Assemblée Générale Ordinaire comprend tous les membres de l'association. Elle se réunit chaque année, conformément à l'ARTICLE 10 des statuts.

Une Assemblée Générale Extraordinaire peut être demandée dans certains cas exceptionnels comme décrit dans l'ARTICLE 11 des Statuts

Tous les membres statutaires à jour de leur fiche d'adhésion peuvent assister aux Assemblée mais seuls les membres Adhérents et Bienfaiteurs peuvent participer aux votes et se présenter aux élections.

Au plus tard trente jours avant la date fixée pour l'AG, les membres de l'association sont convoqués par les soins du Secrétaire Général par tout moyen simple (courriel, courrier papier, etc.).

L'Ordre du Jour figure sur les convocations.

Les décisions des Assemblées Générales s’imposent à tous les membres, y compris absents (représentés ou non).

10-1. Les Votes
Les Membres (Adhérents ou Bienfaiteurs) à jour de leur cotisation et de leur fiche d’inscription peuvent participer aux votes jusqu'à 15 jours avant la date d'une AG ou AGE.

→ Pour les points de l'Ordre du Jour : Les décisions sont prises à main levée par les Membres votant présents et par les absents via leur procuration. Les décisions sont acceptées à la majorité.
En cas d'égalité, le point abordé est revoté. Si le résultat est identique, il sera réécrit, supprimé, ajourné sinedié.

→ Les élections des membres du Bureau d’Administration sont réalisées à bulletin secret. Chaque membre votant inscrit ou coche entre un et cinq noms des  candidats qu'il souhaite élire. Tout bulletin contenant plus de cinq nom est considéré comme nul.
Un dépouillement est réalisé conformément à l'ARTICLE 10
Les cinq membres candidats comptabilisant le plus de voix sont élus (ou réélus) au Bureau d'Administration.
En cas d'égalité entre plusieurs candidats, ils seront départagés selon les critères suivants :
le nombre de mois d'ancienneté dans l'association puis l'âge le plus avancé.

→ L'élection du Président est réalisé après celui des membres du Bureau. Seuls les membres présents à l'Assemblée Générale peuvent voter.
Les cinq membres du Bureau d'Administration nouvellement élus peuvent  se présenter au poste de Président de l'association.  
Dans le cas où plusieurs membres souhaitent prendre le poste, il est procédé à un vote à main levée ou à bulletin secret, selon le choix de la majorité des membres présents à l'assemblée.
Le membre du Bureau d’Administration qui obtient le plus de voix devient Président de l'association. En cas d'égalité entre plusieurs candidats, ils seront départagés selon les critères suivants :
le nombre de mois d'ancienneté dans l'association puis l'âge le plus avancé.

10-2. Les Votes par Procuration
Les procurations sont acceptées pour les points portés à l'Ordre du Jour et pour l'élection du Bureau d’Administration sous les conditions suivantes :

→ Au plus tard trente jours avant la date prévue de l'assemblée, il doit être mis à disposition par le Secrétaire Général du Bureau d’Administration sortant des enveloppes pour les procurations.

→ Au plus tard une semaine avant l’Assemblée Générale : la procuration doit être transmise au Bureau d’Administration, soit par une transmission à l'un des membre du Bureau avec date de remise noté sur l'enveloppe soit par courrier au siège associatif (le cachet de la poste faisant foi).

→ Sous peine de nullité, le pli devra être fermé et signé par l'absent sur l'ouverture de l'enveloppe.

→ Lors de l'Assemblée Générale, chaque procuration contenue dans le pli (fourni par l'association)
seront employés aux moments opportuns :
- Un premier bulletin contenant chaque point de l'Ordre du Jour avec les votes OUI / NON du membre absent. Il sera utilisé et pris en compte lors les différents points seront abordés.
- Un second bulletin contenant le(s) nom(s) des candidat(s) du Bureau d’Administration choisi(s) par le membre absent. Le bulletin de vote «Élection» sera ajouté dans l'urne contenant les autres votes à bulletin cachés des membres présents.

→ Seuls les bulletins valides seront pris en compte lors des différents votes.

Extrait des statuts:

ARTICLE 10 - ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE

L'Assemblée Générale Ordinaire comprend tous les membres de l'association. Elle se réunit chaque année au mois de Juin. Peuvent y assister tous les membres statutaires à jour de leur fiche d'adhésion.

10-1. Organisation
Au plus tard trente jours avant la date fixée pour l'AG, les membres de l'association sont convoqués par les soins du Secrétaire Général par tout moyen simple (courriel, courrier papier, etc.).

L'ordre du jour figure sur les convocations.
Le Président ou le Vice-Président préside l'Assemblée Générale.
En cas d'absence ou de refus de ces derniers, un membre du Bureau d’Administration ou un Membre Fondateur (à l'exception du Secrétaire Général et du Trésorier) est choisi ou élu à main levée par les membres présents pour présider l'assemblée.

Les décisions des Assemblées Générales s’imposent à tous les membres, y compris absents (représentés ou non).
A l'issue de chaque AG, un Procès-Verbal détaillé est dressé par le Secrétaire Général sortant, qui rend compte de l'ensemble des points discutés et des décisions prises. Le Procès-Verbal est porté à la connaissance de tous les membres de l'association.

10-2. Système de votes et de procurations
Les Membres (Adhérents ou Bienfaiteurs) à jour de leur cotisation et de leur fiche d’inscription 15 jours avant la date d'une AG ou AGE peuvent participer aux votes.

Les procuratio
- Au plus tard une semaine avant l’Assemblée Générale, la procuration doit être transmise au Bureau d’Administration.
- Lors de l'Assemblée Générale, chaque procuration contenue dans le pli (fourni par l'association) doit contenir :
- un premier bulletin contenant chaque point de l'Ordre du Jour avec les votes OUI / NON du membre absent,
- un second bulletin contenant le(s) nom(s) des candidat(s) du Bureau d’Administration choisi(s) par le membre absent.
Seuls les bulletins valides seront pris en compte lors des différents votes. Sous peine de nullité, le pli devra être fermé et signé par l'absent sur l'ouverture de l'enveloppe.

Les enveloppes de procuration sont ouvertes au début de l'Assemblée Générale et les deux bulletins « Ordre du Jour » et « Élection » sont séparés. Ils seront employés aux moments opportuns.

10-3. Déroulement d'une Assemblée Générale

1/ BILAN ASSOCIATIF
- Le membre présidns sont acceptées pour les votes portés à l'Ordre du Jour et pour l'élection du Bureau d’Administration sous les conditions suivantes :
- Au plus tard trente jours avant la date prévue de l'assemblée, il doit être mis à disposition par le Secrétaire Général du Bureau d’Administration sortant des enveloppes pour les procurations.ant l'assemblée expose la situation morale et le bilan de l'activité de l'association lors l'assemblée générale, assisté des membres du Bureau d’Administration.
- Le Trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels à l'approbation de l'assemblée.

2/ COTISATION ET ORDRE DU JOUR
- Sont votés uniquement les points inscrits à l'ordre du jour.
- Les décisions sont prises à main levée par les Membres votant présents et par les absents via leur procuration. Les décisions sont acceptées à la majorité.
- L'Assemblée Générale définit le budget prévisionnel pour l'année à venir.
- L'Assemblée Générale fixe le montant des cotisations annuelles.
- Un temps de prise de parole libre est accordé aux membres présents. Ils peuvent alors exposer leurs remarques et demandes qui seront actées sur le Procès-Verbal d'Assemblée Générale.

3/ ELECTION DU BUREAU D'ADMINISTRATION ET DU PRESIDENT
Il est procédé, après exposition du bilan et épuisement de l'ordre du jour, au renouvellement des membres du Bureau d'Administration.

Les élections des membres du Bureau d’Administration sont réalisées à bulletin secret. Chaque membre votant inscrit ou coche les noms des personnes qu'il souhaite élire.
Une fois les bulletins récupérés auprès des membres présents en AG, ils sont ajouté aux bulletins  de procurations dans l'urne.
Un dépouillement est réalisé sous contrôle du Président sortant, d'un Membre Fondateur et d'un Membre Adhérent. Les bulletins de vote sont comptabilisés, validés et signés au dos par le Président sortant et seront conservés six mois minimum après l'élection.

Les cinq membres candidats comptabilisant le plus de voix sont élus (ou réélus) au Bureau d'Administration. En cas d'égalité entre plusieurs candidats, ils seront départagés selon les critères suivants (par ordre de priorité) : le nombre de mois d'ancienneté dans l'association puis l'âge le plus avancé.

4/ ELECTION DU PRESIDENT
Les cinq membres du Bureau d'Administration nouvellement élus peuvent alors se présenter au poste de Président de l'association.

Dans le cas où plusieurs membres souhaitent prendre le poste, il est procédé à un vote sous les conditions suivantes :
- Le vote est réalisé à main levée ou à bulletin secret, selon le choix de la majorité des membres présents.
- Seuls les membres présents à l'Assemblée Générale peuvent voter.
- Le membre du Bureau d’Administration qui obtient le plus de voix devient Président de l'association. En cas d'égalité entre plusieurs candidats, ils seront départagés selon les critères suivants (par ordre de priorité) : le nombre de mois d'ancienneté dans l'association puis l'âge le plus avancé.
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Re: [AG du Dimanche 03 Juillet] Ordre du jour

Message par Seb R. le Mar 17 Mai - 7:32

Bonjour les loupiots

On attends vos suggestions & ajouts à l'ordre du jour !

Petit Rappel :

R I : 11-3. Ajout à l'Ordre du Jour:
11-3. Ajout à l'Ordre du Jour
Les membres peuvent aussi avoir des idées ou de demandes importantes à soumettre en Assemblée.

Au cours de l'année d'exercice et au moins deux mois avant la date de l'AG, un point peut être ajouté à l'Ordre du Jour sur proposition d'un membre Fondateur, d'un membre du Bureau d’Administration ou sur proposition d'un tiers des membres Adhérents.
Dès lors, le point doit être ajouté en plus des autres points proposés par le Bureau Associatif.

Un Point d'Ordre du Jour étant reporté ou n'ayant pas reçu l'approbation des membres votants comme prévu dans les Statuts et le RI ne peut être représenté qu'à la prochaine Assemblée Générale.

Toutefois si un membre fait une demande pertinente, je (ou un autre membre du bureau) soutiendrai son idée et on procédera à un ajout à l'OdJ.
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Re: [AG du Dimanche 03 Juillet] Ordre du jour

Message par Fish le Jeu 19 Mai - 20:20

On peut ajouter ça svp?
- Point sur le matos disponible.
- discussion sur les sessions en soirée
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Re: [AG du Dimanche 03 Juillet] Ordre du jour

Message par Seb R. le Jeu 19 Mai - 21:05

par point sur le matos, tu veux dire : Inventaire ?
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Re: [AG du Dimanche 03 Juillet] Ordre du jour

Message par Seb R. le Sam 21 Mai - 11:59

Je rajoute "discussions autour du tournoi Mordheim" au points à discuter, vu qu'il va y avoir un vote dessus. Vous pourrez me passer à la questionette avant vote du "budget" du tournoi.
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Re: [AG du Dimanche 03 Juillet] Ordre du jour

Message par Seb R. le Lun 23 Mai - 18:19

Ajout d'un point de discussion : Le forum : Topic public et sécurité des comptes.
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Re: [AG du Dimanche 03 Juillet] Ordre du jour

Message par Seb R. le Mar 7 Juin - 16:53

Ajout d'un point de discussion & Vote :
Utilisation d'un (ou de plusieurs) ADMIN(s) indépendants.

L'idée est d'avoir pour les membres qui "gèrent" en informatique (notamment l'utilisation et la mécanique d'un forum) deux admins indépendants du bureau.
Cela permettra aussi d'ouvrir une parenthèse "administration forum" bien utile pour plus tard.

Pour rappel, les ADMINs Actuels :
- Admin : l'admin géneral du forum, utilisation par le Bureau Ad.
- Le Président : toujours plus de pouvoir... moi ( pour l'instant ) Twisted Evil
- Aurelien & Nath : l'un pour la création et le suivi du forum (et pour corriger mes couilles) et Nathan pour la charte graphique
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Re: [AG du Dimanche 03 Juillet] Ordre du jour

Message par Marmotte le Mer 15 Juin - 12:48

Les candidats au bureau sont :
-Christophe FISCHER
-Aurélie TATON
-Mathieu COUVAL
-Sébastien ROBERT
-Thierry MASSE
-Matthieu ROUAUX

Je verrouille l'ordre du jour.
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Re: [AG du Dimanche 03 Juillet] Ordre du jour

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